ทุกคนรู้ว่าเวลาเป็นทรัพย์สินที่สำคัญ เมื่อเวลาคือทุนอย่างหนึ่ง การปล่อยเวลาให้เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ก็เท่ากับสูญเสียเงินไปนั่นเอง การทำงานอย่างมืออาชีพไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานหรืออยู่ในฐานะเจ้าของธุรกิจก็ตาม ถ้าสามารถจัดการบริหารเวลาอย่างชาญฉลาด โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นธุรกิจจะเกิดประโยชน์มาก เช่น ตั้งใจทำงานให้เสร็จเร็วเพื่อที่จะมีเวลาไปแสวงหาความรู้เกี่ยวกับการลงทุนและพัฒนาการเงินให้ดีขึ้น คนที่บริหารเวลาได้ดีจะมีผลตอบแทนที่ดีในระยะยาว เรียกว่าคุ้มยิ่งกว่าคุ้ม

มาดูกันว่า 4 ทักษะการบริหารเวลาอย่างมืออาชีพทำได้อย่างไรบ้าง

1.เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบวันและเวลา บันทึกว่าใช้เวลาแต่ละวันไปอย่างไร กิจกรรมแต่ละอย่างใช้เวลาเท่าไร เมื่อเห็นว่าวันหนึ่งเสียเวลาเปล่าประโยชน์ไปกับอะไรบ้าง จากนั้นคุณต้องตั้งใจแน่วแน่กับสิ่งที่ทำและใช้เวลาทุกนาทีอย่างคุ้มค่า หากคุณยังจับต้นชนปลายไม่ถูกว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ลองเริ่มจากการเช็คอีเมลก่อน หากคุณมักจะคอยเช็คอีเมลตลอดทั้งวัน ไม่เพียงเสียเวลาอย่างเดียว แต่ยังทำให้เสียสมาธิ ไม่จดจ่อกับงานที่ทำ ควรวางแผนว่าจะเช็คอีเมลและแชทตอบในช่วงเวลาใดบ้าง ความจริงแล้วคุณสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ทุกที่ เช็คอีเมลในช่วงเดินทางหรือระหว่างรออะไรเป็นเวลานาน เป็นการใช้เวลาได้คุ้มค่าที่สุด

2.โดยปกติการทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้ขาดโฟกัสและมีโอกาสผิดพลาดง่าย ควรมุ่งเน้นไปที่ภารกิจเดียวและทำตามความสามารถของคุณให้ดีที่สุด แต่เพราะธุรกิจมีองค์ประกอบมากมาย ถ้าไม่ต้องการจ้างคนจำนวนมากมาทำงานแต่ละหน้าที่ ผู้ประกอบการมีทางเลือกคือใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยประหยัดเวลา ทุกวันนี้มีโปรแกรมมากมายช่วยสร้างระบบทำบัญชีอัตโนมัติ เช่น โปรแกรมขายหน้าร้าน POS ทำงานได้หลายอย่าง ช่วยให้เก็บเงินได้รวดเร็ว เก็บข้อมูลการขาย นับสต๊อกสินค้าคงเหลือ ติดตามความเคลื่อนไหวทางการเงิน คุณสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่ตัวเองทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบเท่านั้น ช่วยให้การทำงานสะดวกสบายยิ่งขึ้น สามารถประหยัดเวลาและลดความเครียดได้ด้วย

3.หลีกเลี่ยงสิ่งที่จะทำให้เสียสมาธิ ดูว่าแต่ละวันมีกิจกรรมอะไรทำให้เสียสมาธิบ้าง นอกจากเช็คอีเมลแล้ว ทุกวันนี้คนส่วนใหญ่ยังเสียเวลาการทำงานไปกับการเล่นเฟซบุ๊ก, โซเชียลมีเดีย และท่องอินเทอร์เน็ต เรื่องเหล่านี้สามารถเช็คนอกเวลางานได้อย่างง่ายดาย หากเป็นไปได้ ควรปิดแชทเฟซบุ๊ก หรือแม้แต่ปิดโทรศัพท์มือถือ เพื่อให้มีสมาธิและทำงานประจำวันให้เสร็จอย่างรวดเร็ว

4.จัดลำดับความสำคัญสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จก่อน โดยตัดสินใจว่าอะไรที่สำคัญเป็นอันดับแรก อะไรที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนแล้วตั้งใจทำภารกิจนั้นให้สำเร็จก่อน นักธุรกิจควรมุ่งเน้นไปในสิ่งที่สร้างรายได้และผลตอบแทนเป็นหลัก ขจัดงานที่ไม่ก่อให้เกิดผลตอบแทนออกไปจะช่วยให้ทำงานเร็วและเพิ่มผลลัพธ์ความสำเร็จมากขึ้น

การวางแผนตารางเวลามีความสำคัญทั้งเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวเพื่อให้ทำงานสำเร็จไปทีละอย่างได้อย่างเหมาะสม ทำให้สามารถจัดการบริหารเวลาได้ดีขึ้นด้วย

การทำงานประจำแบบ พนักงานออฟฟิศ จะต้องมีการบริหารเวลาอย่างเหมาะสม เพื่อให้งานที่ได้รับมอบหมายประสบความสำเร็จ ทำได้ตามเป้าหมายในแต่ละวัน ซึ่งจะส่งผลต่อภาพลักษณ์ อีกทั้งยังทำให้องค์กรเติบโตได้ในทิศทางที่ดียิ่งขึ้น เราจึงได้รวบรวมเทคนิคการบริหารเวลาสำหรับพนักงานออฟฟิศมาฝากกัน สำหรับให้ทุกท่านนำไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันได้

เทคนิคจะช่วยให้ท่านสามารถบริหารเวลาได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด

1. เลือกเวลาออกเดินทางให้เร็วกว่าปกติ เพื่อไปถึงที่ทำงานแต่เช้าตรู่ หลีกเลี่ยงช่วงเวลารถติดที่ทำให้คุณต้องเสียอารมณ์และทำให้เสียค่าน้ำมันเชื้อเพลิงมากกว่าปกติ การไปถึงที่ทำงานแต่เช้า ทำให้คุณมีเวลาในการรับประทานมื้อเช้าและเตรียมตัวให้พร้อม เพื่อที่จะรับมือกับงานที่ต้องทำในแต่ละวันได้ ด้วยจิตใจที่ปลอดโปร่งยิ่งขึ้น

2. ใช้ตาราง Excel หรือสมุดไดอารี่ ในการบันทึกสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน โดยแบ่งเป็นช่วงเวลาเช้าถึงเย็น แบ่งเป็นทุก ๆ ชั่วโมง ซึ่งกำหนดลงในตารางว่าจะต้องทำอะไร ประสานงานกับใครบ้าง เพื่อให้สามารถปฏิบัติได้อย่างรวดเร็วเมื่อถึงกำหนดเวลาที่วางแผนไว้ ซึ่งมีผลดีคือ ทำให้จิตใจไม่วอกแวกไปกับเรื่องที่ไม่จำเป็น เช่น การคุยไลน์ การเล่น Facebook หรือ Instagram ในระหว่างเวลาทำงาน

3. ใส่ใจสิ่งแวดล้อมบนโต๊ะทำงาน เช่น การจัดแฟ้มเอกสารให้เป็นระเบียบ การเก็บเครื่องเขียนในลิ้นชักให้เรียบร้อย เพราะจะช่วยให้รู้สึกอยากทำงานมากขึ้น และทำให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ

4. เมื่อถึงเวลาทำงานตามแผน ต้องทำทันที อย่าคิดผัดวันประกันพรุ่ง แม้จะรู้สึกเหนื่อยหน่าย เพราะนอกจากจะไม่ช่วยให้งานสำเร็จได้แล้ว ยังส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพในการใช้เวลาทั้งวันที่เหลือไปด้วย

5. เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ของอุปกรณ์ไอทีเสมอ เช่น หากคุณทำงานเกี่ยวกับการทำคอมพิวเตอร์กราฟิก ก็ควรศึกษาเทคนิคใหม่ ๆ ในการวาดรูปหรือออกแบบให้ได้ผลสำเร็จที่รวดเร็วและสวยงามยิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นผลดีในการทำงานให้แล้วเสร็จอย่างรวดเร็ว และทำให้ได้ผลงานที่ถูกใจเจ้านายมากยิ่งขึ้นด้วย

6. เมื่อเครียดให้ใช้การผ่อนคลาย ด้วยการฟังเพลงเบา ๆ ระหว่างทำงาน แทนการชวนเพื่อนร่วมงานคุย หรือไปอยู่ในห้องพักเบรกนาน ๆ เพราะจะทำให้เพลิดเพลินกับการพักผ่อนมากเกินไป จนทำให้ตารางงานที่ตั้งใจไว้ไม่สำเร็จได้

7. ให้คำแนะนำแทนการลงมือช่วยเหลือด้วยตนเอง เมื่อมีลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงานมาขอความช่วยเหลือในขณะที่ยังมีภาระติดพันกับการทำงานที่สำคัญและเร่งด่วน ควรปฏิเสธไป และให้คำแนะนำเป็นวิธีสืบค้นหาคำตอบ แทนการสอนโดยตรง

จะเห็นได้ว่า การบริหารเวลาที่แนะนำมาทั้ง 7 ข้อนั้น เป็นสิ่งที่พนักงานออฟฟิศสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที เพื่อให้การใช้เวลาในแต่ละวันมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และได้ผลงานที่ถูกต้องตามมาตรฐานของงาน ทำให้มีโอกาสเติบโตในหน้าที่การงานมากยิ่งขึ้น

หน้าที่การงานของแต่ละคนมักมีความยุ่งเหยิงวุ่นวาย ยิ่งเป็นผู้ที่มีหน้าที่การงานใหญ่โต หรือประกอบธุรกิจเป็นของตนเอง หน้าที่การงานเหล่านี้ก็ยิ่งมีรายละเอียดวุ่นวายมากขึ้นไปด้วย จำเป็นต้องอาศัยวิธีการบริหารเวลาที่ดี เพื่อให้สามารถรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ในชีวิตให้มีประสิทธิภาพ โดยมีหลักการบริหารเวลาดังต่อไปนี้
การวางแผนงานในแต่ละวัน การวางแผนงานจะช่วยให้คุณรู้ว่าในแต่ละวันมีหน้าที่การงานใดบ้างที่จะต้องทำให้สำเร็จในชีวิต ในวันนั้น ๆ มีงานด่วนที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จก่อนหรือไม่ ยิ่งในกรณีที่มีหน้าการงานหลายด้าน การวางแผนที่ดีจะช่วยให้ทราบว่าต้องจัดสรรเวลาอย่างไรให้เกิดความสำเร็จอีกด้วย

เผื่อเวลาสำหรับงานด่วนเอาไว้บ้าง ในบางกรณีแม้ว่าจะวางแผนงานเอาไว้เป็นอย่างดีแล้ว แต่ก็มีโอกาสที่จะมีงานด่วนเข้ามาแทรกในระหว่างวันได้ ดังนั้นการวางแผนงานจึงควรเผื่อเวลาสำหรับงานด่วนเอาไว้บ้าง แต่หากเผื่อแล้วไม่ได้ใช้ก็สามารถเร่งงานของวันพรุ่งนี้มาทำให้เสร็จเผื่อเอาไว้เลยก็ได้

ทบทวนว่ามีกิจกรรมใด ๆ ที่เกินความจำเป็นหรือไม่ บางครั้งคนเราก็อาจเสียเวลาไปกับกิจกรรมที่ไม่จำเป็นได้ ดังนั้นเมื่อสิ้นสุดเวลาทำงานในแต่ละวันควรพิจารณาทบทวนอีกครั้งว่าในวันนั้น ๆ คุณได้ทำกิจกรรมใด ๆ ที่ไม่จำเป็นแต่เสียเวลาไปมากหรือไม่ เพื่อนำมาปรับให้เหมาะสมกับแผนงานในแต่ละวันอีกครั้ง หรือหาทางรับมือเพื่อลดเวลาในการดำเนินกิจกรรมที่ไม่จำเป็นเหล่านั้น เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเวลานั่นเอง

จัดสรรเวลาในคนสำคัญบ้าง การมุ่งมั่นแต่หน้าที่การงานเพียงอย่างเดียวอาจส่งผลให้หลงลืมคนสำคัญในชีวิตไปเสียบ้าง ไม่ว่าจะเป็นพ่อแม่ คนรัก ลูกหลาน หรือเพื่อนฝูง ซึ่งหากเป็นเช่นนั้นจริง ๆ ย่อมส่งผลให้เกิดความรู้สึกโดดเดี่ยวได้ จึงควรจัดการบริหารเวลาเพื่อคนสำคัญเหล่านี้บ้าง การทำกิจกรรมร่วมกับคนสำคัญยังช่วยบรรเทาความเครียดได้เป็นอย่างดีอีกด้วย

ห้ามนำอารมณ์มาใช้ในการทำงาน การทำงานใด ๆ ก็ตามอย่านำอารมณ์มาเป็นตัวตัดสินพิจารณาให้ความสำคัญ เพราะจะส่งผลให้การบริหารเวลาไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้งานไม่เดินไปในแนวทางที่ดีได้ และอาจกลายเป็นภาวะเครียดสะสมได้อีกด้วย เพราะไม่สามารถระงับอารมณ์และผ่อนคลายความเครียดในระหว่างการทำงานได้

มนุษย์เราทุก ๆ คนล้วนมีเวลาในแต่ละวันเท่า ๆ กัน แต่ความสำเร็จในชีวิตจะเกิดขึ้นได้จริงกับผู้ที่สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะพวกเขาเหล่านั้นสามารถรับมือกับงานหนัก ๆ ได้ดี มีความพร้อมที่จะเกิดความก้าวหน้าในหน้าที่การงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ไม่สิ้นสุด

การบริหารเวลา เป็นพื้นฐานของการวางแผนและปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จ เนื่องจากทุกคนมีเวลาเท่ากัน 24 ชั่วโมง หากสามารถจัดการกับเวลาได้อย่างเหมาะสมตลอดทั้งวันต่อเนื่องตลอดปี ก็มีโอกาสเข้าใกล้ความสำเร็จทั้งชีวิตการงานและครอบครัวยิ่งขึ้นเรื่อย ๆ

การปลุกตัวเองให้ยืดเส้นยืดสายแต่เช้าสำคัญ อย่างไร

การจัดวินัยให้ตัวเองลุกขึ้นจากเตียงแต่เช้ามืด เช่น ตีห้า เพื่อการออกกำลังกาย ไม่ว่าจะเป็นการจ๊อกกิ้ง ว่ายน้ำ หรือปั่นจักรยาน ก็ล้วนเป็นประโยชน์ในการกระตุ้นให้ร่างกายหลั่งสารที่สร้างความรู้สึกกระปรี้กระเปร่าและทำให้สมองโล่ง แม้จะเป็นวันละ 30 – 60 นาที แต่ก็ทำให้เวลาทั้งวันที่เหลือเปี่ยมไปด้วยประสิทธิภาพในการทำงานขั้นสูงสุด

นอกจากนี้ หลายท่านยังได้แบ่งช่วงเวลาตอนเช้าสำหรับการทำสมาธิ หรือเล่นโยคะเป็นประจำเพื่อการตั้งมั่นของอารมณ์ที่ไม่หงุดหงิดหรือวอกแวกง่ายในการทำงาน ซึ่งนับว่าเป็นเทคนิคที่ดีในการเสริมสร้างศักยภาพของตัวเองให้ดียิ่งขึ้นด้วย

การจัดตารางแผนงานก่อนนอนทุกคืน เพื่อลดความวุ่นวายในตอนเช้า

เป็นการบริหารเวลาที่ช่วยลดปัญหาได้หลายอย่างในวันต่อมา เช่น การหลงลืมเอกสารลูกค้าไว้ที่บ้าน การลืมนัดประชุมงาน รวมถึงการมัวแต่ครุ่นคิดเรื่องต่าง ๆ จนลืมใส่ใจคนในครอบครัว ซึ่งในระยะยาวจะเกิดการสะสมจนเป็นปัญหาเรื้อรังที่เรามักได้ยินเด็กวัยรุ่นสมัยใหม่พูดว่าพ่อแม่ไม่มีเวลาให้แม้แต่การกินข้าวด้วยกันก็ยังคิดและคุยแต่เรื่องงาน !

นอกจากนี้ การใช้เวลาช่วงก่อนนอนลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำด้วยการใช้คีย์เวิร์ดว่า “ด่วน” และ “สำคัญ” ไปจัดหมวดหมู่ของงานต่าง ๆ จะช่วยให้เลือกได้ง่ายขึ้นว่าควรทุ่มเทเวลากับงานชิ้นใดมากกว่ากัน หรืองานใดไม่จำเป็นต้องทำด้วยตัวเอง ก็ต้องใช้ตัวช่วยอย่างทีมงาน แอพพลิเคชั่น หรือพนักงานส่งของบ้าง เป็นต้น

แยกเวลาส่วนตัวออกจากการทำงานให้ชัดเจน

ปัจจุบัน สื่อโซเชียลและแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ สามารถเป็นทั้งประโยชน์และโทษได้พร้อมกัน หากไม่แยกแยะเวลาและสร้างวินัยในตัวเอง จะทำให้ขาดสมาธิและทำงานด้วย ประสิทธิภาพที่ด้อยกว่าที่ควรจะเป็น

การกำหนดกับตัวเองว่าในช่วงเวลาที่ทำงานจะไม่รับสายโทรหรือตอบไลน์ หรือในชั่วโมงออกกำลังกายจะทุ่มเทกับการใช้พลังกายให้เต็มที่ หยุดคิดเรื่องงาน หรือสิ่งกวนใจต่าง ๆ เช่นนี้จะช่วยให้การบริหารเวลาในช่วงอื่น ๆ ค่อย ๆ ถูกปรับให้มีแบบแผนและถูกวัดผลลัพธ์ทางความสำเร็จได้ดีขึ้นด้วยอย่างแน่นอน

จะเห็นได้ว่า การบริหารเวลาที่ดีจะช่วยให้ทุกชั่วโมงของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ว่าทุกชั่วโมงคือการทำงาน แต่เป็นทุกชั่วโมงที่สามารถมีสติและลงมือทำในสิ่งต่าง ๆ ตรงหน้าได้อย่างดีที่สุด เพื่อการเข้าใกล้ความสำเร็จของชีวิตที่แท้จริง

การบริหารเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานด้วยความรวดเร็วตอบโจทย์การแข่งขันทางธุรกิจที่ทวีเพิ่มสูงทั่วโลก ขณะเดียวกัน ก็ต้องหาเทคนิครักษาระดับความสัมพันธ์กับคนรอบข้างไว้ให้ดีอีกด้วย

เราจึงได้รวบรวม 18 หลักการบริหารเวลาที่ดีที่สุดไว้ให้คุณ ที่นี่

1. แพลนในตารางมือถือ หรือ diary ก่อนนอน ว่าพรุ่งนี้เช้าถึงเย็นต้องทำอะไร-ที่ไหน-กับใครบ้าง

2. ตั้งเวลาเปิดเปิดนาฬิกาไว้ด้วยเสียงที่ฟังดูเป็นธรรมชาติ เช่น น้ำตกไหล นกร้อง เพื่อกระตุ้นให้อารมณ์แจ่มใส

3. ตื่นเช้ามาควรทำสามาธิหรือทำใจให้สงบก่อนทำงานเสมอ

4. ช่วงเช้า ทำการทบทวน plan ที่คิดไว้เมื่อคืนคร่าว ๆ อีกครั้งในเวลาไม่เกิน 3 นาที

5. หากมีสิ่งที่เข้ามาเป็น “คิวแทรก” ต้องประเมินว่าด่วนหรือสำคัญเพียงใด

6. ควรเอา “กิจกรรมแทรก” ไปทำช่วงเวลาระหว่างเบรค หรือ แบ่งทอนให้คนอื่นบ้าง

7. ในที่ทำงาน คุยเฮฮากับเพื่อนฝูงได้ แต่ไม่ควรนานเกินไป เพราะทำให้เสียความจดจ่อในการทำงาน

8. ควรทำงานอย่างมีสมาธิ แล้วพักสายตา-คลายเครียดทุก 20-30นาที

9. บิดขี้เกียจ-ยืดเส้นยืดสายเป็นระยะ เพื่อรีเฟรซ (refresh) ร่างกาย ทำให้สมองแจ่มใสขึ้นในช่วงบ่าย

10.พยายามทำงานให้ได้ตามแผนเวลาที่วางไว้ ไม่ให้พอกพูน ทั้งยังต้องเผื่อเวลาเล็กน้อย สำหรับยืดหยุ่นได้บ้าง

11. หากมีเรื่องไม่สบอารมณ์ ต้องปล่อยวางบ้าง

12. จากข้อ 11. นำความคิดมาไล่เรียงในสมอง ใช้โอกาสตอนประชุม (ทั้งส่วนตัวและทางการ) เสนอแนะหาทางแก้ไขปัญหา

13. ในตอนเช้า หัวสมองยัง “แล่น” ดี เสียงรอบข้างยังเงียบสงบ ควรทำงานที่ต้องใช้สมาธิหรือพลังความคิดสูง

14. ยิ้มให้เพื่อนร่วมงาน แทนการจับเข่าคุยกันยาว ๆ

15. ใช้ภาษากาย ภาษามือ หรือสายตา แทนการให้กำลังใจเพื่อนร่วมงานหรือลูกน้องบ่อย ๆ เพราะแสดงถึงความจริงใจ ทำให้ได้รับความร่วมมือจากการทำงานดีขึ้น ทำให้การบริหารเวลาดีขึ้นตามไปด้วย

16. ไม่เสียเวลาดุว่าลูกน้องเป็นส่วนตัว เพราะทำให้เสียกำลังใจและไม่เป็นการแก้ปัญหาที่ตรงจุด

17. จ้างมืออาชีพขับรถให้ ลดการขับรถด้วยตัวเอง เพราะสามารถคิดงานและทำงานหลายอย่างในรถได้ และทำให้ลดปัญหาอุบัติภัยจากความใจลอยหรือความอ่อนเพลียได้

18. ทบทวนข้อผิดพลาด-จุดเด่นของตัวเองทุกครั้ง ไม่ว่าทำงานเสร็จตามแพลนในข้อ 1. หรือไม่ เพื่อการแก้ไขในวันต่อไป

การบริหารเวลาเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในทุก ๆ วัน ดังที่มีการกล่าวไว้ว่าคนเรามี 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ประสบความสำเร็จ หรือ ล้มเหลวต่างกัน จากพื้นฐานคือการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพนั่นเอง

ในฐานะที่คุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรเรียนรู้วิธีการบริหารจัดการเวลาซึ่งเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุด เพราะต้องทำงานหลายอย่างและไม่มีเวลาพอที่จะทำทุกอย่างได้ทั้งหมด จำเป็นต้องรู้วิธีการจัดการเวลาของคุณให้ดีและใช้เวลาให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง ก่อนที่คุณจะเริ่มเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมครั้งสำคัญต้องวางแผนว่าจะใช้เวลาอย่างไร โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนการวางแผนเวลาเพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม

1.ค้นหาข้อบกพร่อง

หากคุณคิดว่าไม่มีเวลาพอ มีงานคั่งค้างไม่ได้ทำ ต้องเขียนจำนวนวันทำงานในแต่ละสัปดาห์ เขียนแผนการใช้เวลาที่คิดว่าเหมาะสม จดบันทึกงานและผลงานสำคัญที่สุด คำนวณว่าควรใช้เวลาเท่าไร จากนั้นค่อยทำงานถัดไปที่สำคัญน้อยลงตามลำดับ เขียนอธิบายว่ารายละเอียดของงานและเหตุผลที่มีความสำคัญหรือไม่สำคัญ ทำตามแผนงาน

2.ติดตามเวลา

ข้อมูลเป็นพื้นฐานสำหรับการปรับพฤติกรรม ตรวจสอบและจดบันทึกว่าตนใช้เวลาไปอย่างไร เช่น

การสร้างหมวดหมู่เวลา กิจกรรมที่คุณมักจะทำคืออะไร เช่น การประชุม งานขาย จัดการกับใบแจ้งหนี้และงานเอกสาร เขียนสิ่งต่างๆ ที่ทำในแต่ละวันเป็นหมวดหมู่ ตรวจสอบผลงานว่าใช้เวลาไปอย่าง ประมาณ 1-2 สัปดาห์

ใส่ใจสิ่งที่ทำ การบริหารเวลาเป็นเรื่องยากเพราะคุณไม่เคยให้ความสนใจกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ ทำอย่างหนึ่งแล้วเปลี่ยนไปทำอีกอย่าง แทนการทำงานให้เสร็จเป็นอย่าง ๆ ไป อาจเป็นพฤติกรรมที่ทำให้เสียเวลาโดยไม่รู้ตัว

หลังจากติดตามเวลาครบกำหนดแล้ว รวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้ ดูแต่ละหมวดหมู่ว่าอะไรใช้เวลามากที่สุดหรือถ้าบางประเภทใช้เวลามากกว่างานอื่น ๆ ลองใช้แอปพลิเคชันนาฬิกาจับเวลาลดชั่วโมงการทำงานในแต่ละสัปดาห์ที่สิ้นเปลืองไปกับการป้อนข้อมูลและข้อผิดพลาดในการทำงาน

3.เปรียบเทียบสิ่งที่ควรทำกับสิ่งที่ทำไปแล้ว

ดูรายการแรกที่ระบุสิ่งสำคัญที่สุด เปรียบเทียบข้อมูลจากเวลาที่บันทึกไว้ ดูว่าได้ทุ่มเทเวลามากที่สุดให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือไม่ ถ้าไม่ตรงกันแสดงว่าสิ่งสำคัญรายการแรกอาจไม่ถูกต้อง เพราะความไม่เข้าใจว่าจริง ๆ แล้วงานใดสำคัญที่สุดในการผลักดันธุรกิจให้เติบโตก้าวหน้า หรือสิ่งสำคัญรายการแรกถูกต้องแล้ว แต่ยังบริหารจัดการกับเวลาไม่ดีพอ จำเป็นเปลี่ยนแปลงวิธีจัดการเวลาให้เหมาะสม

4.ปรับวิธีการบริหารงานและบริหารเวลา

มองหากิจกรรมที่ใช้เวลามาก มีผลประโยชน์น้อย หรือทำให้เสียสมาธิจากงานที่สำคัญมาก ควรตัดสินใจมอบหมายงานที่ไม่สำคัญให้พนักงานคนอื่นทำแทน หรือจ้างพนักงานมากขึ้นเพื่อให้เข้ามาแบ่งเบาภาระงาน โดยที่เจ้าของธุรกิจไม่ต้องลงมือทำทุกสิ่งทุกอย่างด้วยตัวเอง พิจารณาตัดทอนบางสิ่งที่คุณไม่จำเป็นต้องทำหรือเปลี่ยนวิธีการให้แตกต่างออกไปเพื่อให้ใช้เวลาน้อยลง โดยปกติการประชุมต้องเสียเวลามาก ควรลดการประชุมลงบ้างหรือจัดให้มีการประชุมสั้น ๆ เพื่อให้เสียเวลาทำงานน้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น ธุรกิจและการงานจะมีความก้าวหน้าถ้ามีการจัดการที่ดี เทคนิคเหล่านี้ช่วยคุณได้

การบริหารเวลาเป็นสิ่งสำคัญ หากจัดการกับเวลาแต่ละวันอย่างมีประสิทธิภาพ ชีวิตจะมีความสมดุลสามารถควบคุมทุกความต้องการอย่างเหมาะสม ทั้งเรื่องการศึกษา การหารายได้ และการพักผ่อน ก่อนจะรู้จักการบริหารชีวิตให้มีความสมดุล บางครั้งคุณอาจรู้สึกเหมือนว่าไม่มีเวลาเพียงพอที่จะทำทุกอย่างที่ต้องการ ทำอะไรแบบเร่งรัดไปหมด การปรับพฤติกรรมของเราจะช่วยลดความเครียดได้ คุณต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน แบ่งเป็นขั้นตอน ทำตามแผนอย่างรอบคอบและควรทบทวนความคืบหน้าว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ การจัดลำดับความสำคัญเน้นงานเร่งด่วนและที่สำคัญมากกว่า แล้วจัดทำตาราง รายการสิ่งที่ต้องทำและหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง

รายการสิ่งที่ต้องทำ เช่น

– ทำงาน
– เตรียมตัวสำหรับการสัมมนาในวันพฤหัสบดี
– ไปห้องสมุด อื่น ๆ
– จ่ายค่าเช่า
– ซื้อการ์ดอวยพรวันเกิด
– ซื้อเตารีดเหล็ก
– จองตั๋วคอนเสิร์ต 2 ใบ
– ไปเยี่ยมเพื่อน
– ไปที่ธนาคาร

การวางแผนล่วงหน้าด้านเวลา ช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้นอีกเยอะ

คุณควรจะมีระบบเตือนความจำ จะเป็นสมุดโน้ต บันทึกในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าจะต้องทำอะไร อย่าพยายามจดจำทุกสิ่งทุกอย่างในหัว พกปากกาและกระดาษไปทุกที่เพื่อเขียนบันทึกประจำวัน รวมถึงการนัดหมายและกำหนดเวลา ทำอย่างต่อเนื่องจะช่วยจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบกิจกรรมรายวัน งานเร่งด่วนหรืองานสำคัญเน้นด้วยเครื่องหมายดอกจัน ข้อดีของการทำรายการสิ่งต้องทำ ช่วยให้มุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายสำคัญ มีโอกาสน้อยที่จะลืมทำ จดบันทึกเพื่อเรียงลำดับความคิดจะช่วยประหยัดเวลาและทำให้ตัดสินใจทำสิ่งสำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุดได้ง่ายขึ้น คุณจะรู้สึกดีขึ้นเมื่อควบคุมทุกอย่างให้ทันเวลาได้

ประสิทธิภาพและประสิทธิผลไม่เหมือนกัน บางคนทำงานหนักและจัดการได้ดี แต่ใช้เวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญมากเกินไป อาจมีประสิทธิผล แต่ไม่มีประสิทธิภาพ คุณต้องอุทิศเวลาให้งานสำคัญและเร่งด่วนก่อน เรียกว่ารู้จักลำดับความสำคัญ อย่าเห็นแก่งานง่ายรีบเอามาทำก่อน มีความแตกต่างระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญ งานเร่งด่วนอาจไม่จำเป็นต้องสำคัญก็ได้ วิธีบริหารเวลามีหลักง่ายๆ ควรดูว่าเสียเวลาไปกับอะไรและพยายามลดสิ่งนั้น ลองบันทึกทุกสิ่งที่คุณทำเป็นเวลา 1 สัปดาห์ จดรายละเอียดอย่างพิถีพิถัน จากนั้นตรวจสอบบันทึกเพื่อดูว่าใช้เวลาผิดวิธีอย่างไร

ความเป็นระเบียบ ช่วยให้สมองไม่ฟุ้งซ่าน

คุณจะทำงานมีประสิทธิภาพได้อย่างไรหากโต๊ะทำงานถูกฝังอยู่ใต้กองกระดาษ ควรจัดพื้นที่ทำงานให้เป็นระเบียบ ทุกอย่างมีลำดับขั้นตอนเพื่อให้ทันกำหนดเวลา อย่าทิ้งทุกอย่างไว้จนกว่าจะถึงนาทีสุดท้าย วัดผลงานและติดตามความคืบหน้าหาจุดที่จะปรับปรุงให้ดีขึ้นอีก การบันทึกเวลากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละวันเป็นวิธีหนึ่งที่เป็นประโยชน์ เพื่อลดเวลาที่เสียไปและทำแผนภูมิวันถัดไป สัปดาห์ถัดไป เมื่อสิ้นสัปดาห์ตรวจสอบบันทึกเวลาและถามตัวเองว่าตอนไหนที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด บางคนตื่นตัวสมองแล่นมากที่สุดในตอนเช้า บางคนทำงานเร็วช่วงบ่ายหรือเย็น กำหนดเวลางานสำคัญที่สุดสำหรับช่วงเวลานั้นในแต่ละวัน เพื่อที่ใช้ประโยชน์จากเวลาได้ดีที่สุด

หลายคนมองโลกสวย คิดว่าการทำงานอิสระ ช่างเป็นเรื่องวิเศษ ได้ทำงานที่ชอบและใช้วิธีสบาย ๆ ไม่เร่งรีบเข้ากับกระแสสโลว์ไลฟ์ พอมองผ่านม่านสีชมพูที่บังตา จึงเห็นว่างานอิสระนั้นไม่ได้ให้เสรีภาพกับชีวิตอย่างที่คิดฝัน ทุกงานมีเดทไลน์ที่ต้องส่งงานให้ทันกำหนด มีขอบเขตบาง ๆ กั้นระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว ถ้าจัดระเบียบไม่ดี ชีวิตประจำวันก็พังพินาศ ถูกงานมาเบียดบังเสียหมด ไม่หลงเหลือความสนุกและสบายอย่างที่คิดไว้ในตอนแรก แต่การทำงานที่บ้านก็ใช่ว่าจะทำลายสมดุลของชีวิตไปทั้งหมด คุณจับมือง่ายขึ้นถ้าเรียนรู้วิธีจัดการบริหารเวลาให้เหมาะสมภายใต้กรอบที่เรากำหนดขึ้นเองเพื่อให้ชีวิตมีคุณภาพที่ดีและการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีข้อแนะนำดังนี้

ข้อแนะนำสำหรับคนทำงาน

ก่อนอื่นต้องกำหนดกรอบตารางเวลาที่เหมาะสม หากคุณทำงานที่บ้านจำเป็นต้องมีพื้นที่ทำงานเป็นกิจจะลักษณะ ควรจะตกลงกับคนรอบข้างว่าเวลาทำงานอย่าเข้ามารบกวน เตือนเพื่อนฝูงว่าเวลาทำงานอย่าเข้ามาเยี่ยมโดยไม่ได้นัดหมายล่วงหน้า ป้องกันการไม่เสียสมาธิไปกับสิ่งรอบตัว นอกจากนี้ควรใช้เวลาทำงานให้เหมือนกับการเข้าออฟฟิศ ทำงานตามตารางเวลา แต่ยังคงมีอิสระที่จะลุกขึ้นเปลี่ยนบรรยากาศ ลุกไปดื่มกาแฟ รดน้ำต้นไม้ จัดเก็บนิตยสารให้เข้าที่ เพื่อเป็นการเปลี่ยนอิริยาบถและพักสายตาจากงานที่ทำอยู่ ระวังอย่าให้ช่วงเบรกทำให้สมาธิเบี่ยงเบนไปทางอื่น ส่วนเวลาทำงานควรจะเป็นชั่วโมงไหนบ้าง ขึ้นอยู่กับสไตล์การใช้ชีวิตเลย ไม่เกี่ยงว่าจะต้องเป็นกลางวันหรือกลางคืน ให้มีจำนวนเวลาทำงานที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป มีเวลาหยุดบ้างเพื่อไม่ให้เกิดความเครียดหรือรู้สึกว่าทำงานหนักจนเกินกำลัง

การจัดสรรเวลา อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ อย่าให้เวลางานมาทำงานครอบครัวและสุขภาพ ทำงานจนเหน็ดเหนื่อยไม่มีความสุข ต้องมีเวลาพักผ่อนกับคนรักและครอบครัว ได้ทำกิจกรรมที่ชื่นชอบ เพราะนั่นคือประโยชน์ของการทำงานที่บ้าน มีรายได้เข้ามามากก็จริงแต่สูญเสียทุกอย่างไป แลกกันแล้วไม่คุ้ม อีกปัญหาที่พบมากคือเรื่องจุกจิกระหว่างทำงานที่บ้านทำให้เสียสมาธิ ขาดแรงกระตุ้นในการทำงาน ความจริงเรื่องนี้ไม่จำเป็นว่าจะเกิดกับคนทำงานที่บ้านเท่านั้น แม้แต่พนักงานออฟฟิศก็เป็นกัน กว่าจะทำงานให้เสร็จลุล่วงจะต้องมีความเหน็ดเหนื่อย ความเครียด เกียจคร้านหรืออุปสรรคที่ทำให้ท้อแท้มาท้าทายอยู่เสมอ ต้องคิดถึงความรับผิดชอบเป็นที่ตั้ง ทำงานสำเร็จแล้วจะได้อะไร มีรางวัลตอบแทนเป็นเงินก้อนใหญ่ มีเวลาหยุดไปพักผ่อนกับครอบครัว ช่วยสร้างแรงกระตุ้นได้ดี

ลองนึกถึงเสรีภาพในการทำงาน ความสมดุลระหว่างเวลาทำงานกับการอยู่กับครอบครัว ได้ทำสิ่งที่รักและได้ไปในที่ที่อยากไป ทุกวันนี้การสื่อสารทำให้เราทำงานจากที่ไหนก็ได้ ขอเพียงแต่ทุกกิจกรรมจะต้องไม่กระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน เราจะทำงานดีมีคุณภาพและสำเร็จลุล่วงตามเวลาที่วางเอาไว้ ทำแล้วยิ่งมีความสุข ส่งผลให้มีคุณภาพชีวิตที่ดีตามไปด้วย