เรามักจะได้ยินคนบ่นว่าเวลาไม่พอ ทั้งที่แต่ละวันทุกคนมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน ไม่มีใครมีเวลามากกว่าหรือน้อยกว่ากัน แต่เพราะหลายคนขาดทักษะการบริหารเวลา โดยเฉพาะในที่ทำงาน เมื่อเราเสียสมาธิและเสียเวลาไปกับสิ่งรบกวน ทำให้บริหารเวลายาก หลายคนต้องการแผนปรับปรุงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น มีเคล็ดลับ 6 ข้อมาแนะนำกัน ดังนี้

1.กำหนดตารางเวลาและตั้งระบบเตือนล่วงหน้า
สิ่งแรกที่ควรทำคือจดว่าแต่ละวันมีงานสำคัญอะไรบ้างแล้ววางแผนสิ่งที่ทำ กำหนดตารางเวลาอย่างเหมาะสม ขอแนะนำให้ตั้งระบบเตือนล่วงหน้าประมาณ 15 นาทีก่อนการประชุมหรืองานสำคัญอื่นๆ เพื่อให้เตรียมตัวได้ทันและทำงานได้อย่างครบถ้วน รู้ว่าเวลาที่เหลือยังทำอะไรได้อีกบ้าง ทุกวันควรใช้เวลาอย่างมีคุณค่าเพราะการบริหารเวลาคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

2. การวางแผนการใช้เวลาในแต่ะวัน
ทำรายการสิ่งที่คุณต้องทำในวันนั้น จัดเรียงตามลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย ควรให้เวลากับสิ่งที่สำคัญมากที่สุดก่อนเสมอ ถัดไปคือแบ่งงานที่ต้องทำให้เสร็จในวันนั้น และงานที่ไม่รีบแต่ทำต่อเนื่อง เพื่อให้รู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง ทำอะไรก่อน-หลัง และงานที่ต้องทำต่อเนื่องนั้นควรทำวันละมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้ทำเสร็จทันตามกำหนดและงานมีคุณภาพ ขอแนะนำให้จัดการสะสางงานยากให้เสร็จก่อน เพราะงานง่ายใช้เวลาน้อย จะทำได้แบบผ่อนคลายมากขึ้น วิธีนี้ลดความเหนื่อย ลดความกดดันได้ไม่น้อยเลย งานไหนเสร็จแล้วให้ทำเครื่องหมายไว้

3. จัดสรรเวลาทำแต่ละงานให้เหมาะสม
กำหนดเวลาทำงานก่อนว่างานไหนใช้เวลาเท่าไร ถ้าหมดเวลาก่อน ให้หยุดแล้วไปทำสิ่งที่ต้องทำลำดับต่อไปเพื่อให้ไม่ให้เสียเวลา หลังจากนั้นค่อยย้อนกลับมาทบทวนสะสางงานที่ยังค้างไว้ให้เสร็จ ถือเป็นวิธีการแบ่งเวลาที่ช่วยลดความกดดัน รู้สึกผ่อนคลายและเครียดน้อยลง ไม่วิตกกังวลและมีสมาธิกับงานที่ทำมากขึ้น

4. โฟกัสกับงานที่ทำ
ปิดกั้นตัวเองจากสิ่งรบกวนที่อาจทำให้หลุดโฟกัสจากงานได้ง่าย เช่น กำหนดเวลาเช็คอีเมลวันละ 3 ครั้งเพื่อไม่ให้ขัดจังหวะการทำงาน ถ้าอีเมลนั้นสำคัญและใช้เวลาไม่นานให้รีบทำทันที หากอ่านแล้วไม่เข้าใจหรือใช้เวลาตอบนานให้เก็บไว้ก่อน ค่อยกลับมาจัดการในภายหลัง เป็นการลดสิ่งที่ไม่ควรต้องเสียเวลาช่วยให้ทำงานอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

5. สร้างกิจวัตรที่ประหยัดเวลา
ลดเวลาจากสิ่งที่เคยทำเป็นประจำ เช่น นานๆ ครั้งค่อยออกไปรับประทานอาหารไกลออฟฟิศหรือไกลบ้าน หากเลือกที่ใกล้ก็ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางหรือปรับเปลี่ยนวิธีการเดินทางจะช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น

การบริหารเวลาเป็นเรื่องสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญมากแค่ไหน ไม่ว่าจะเป็นเล่นโซเชียลมีเดียหรือชอปปิ้งออนไลน์บนโทรศัพท์มือถือ หากคุณมีการบริหารจัดการเวลาที่ดี สามารถลดทอนหรือตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปได้ จะทำจัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ มีเวลาทำงานมากขึ้น และมีชีวิตส่วนตัวที่ดีขึ้นด้วย

ทักษะนี้จะช่วยเสริมความเป็นผู้นำได้ พยายามเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ไปให้ได้ สุดท้ายผลประโยชน์ก็จะตกอยู่ที่ตัวคุณเอง