เรามักจะได้ยินคนบ่นว่าเวลาไม่พอ ทั้งที่แต่ละวันทุกคนมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน ไม่มีใครมีเวลามากกว่าหรือน้อยกว่ากัน แต่เพราะหลายคนขาดทักษะการบริหารเวลา โดยเฉพาะในที่ทำงาน เมื่อเราเสียสมาธิและเสียเวลาไปกับสิ่งรบกวน ทำให้บริหารเวลายาก หลายคนต้องการแผนปรับปรุงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น มีเคล็ดลับ 6 ข้อมาแนะนำกัน ดังนี้

1.กำหนดตารางเวลาและตั้งระบบเตือนล่วงหน้า
สิ่งแรกที่ควรทำคือจดว่าแต่ละวันมีงานสำคัญอะไรบ้างแล้ววางแผนสิ่งที่ทำ กำหนดตารางเวลาอย่างเหมาะสม ขอแนะนำให้ตั้งระบบเตือนล่วงหน้าประมาณ 15 นาทีก่อนการประชุมหรืองานสำคัญอื่นๆ เพื่อให้เตรียมตัวได้ทันและทำงานได้อย่างครบถ้วน รู้ว่าเวลาที่เหลือยังทำอะไรได้อีกบ้าง ทุกวันควรใช้เวลาอย่างมีคุณค่าเพราะการบริหารเวลาคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

2. การวางแผนการใช้เวลาในแต่ะวัน
ทำรายการสิ่งที่คุณต้องทำในวันนั้น จัดเรียงตามลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย ควรให้เวลากับสิ่งที่สำคัญมากที่สุดก่อนเสมอ ถัดไปคือแบ่งงานที่ต้องทำให้เสร็จในวันนั้น และงานที่ไม่รีบแต่ทำต่อเนื่อง เพื่อให้รู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง ทำอะไรก่อน-หลัง และงานที่ต้องทำต่อเนื่องนั้นควรทำวันละมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้ทำเสร็จทันตามกำหนดและงานมีคุณภาพ ขอแนะนำให้จัดการสะสางงานยากให้เสร็จก่อน เพราะงานง่ายใช้เวลาน้อย จะทำได้แบบผ่อนคลายมากขึ้น วิธีนี้ลดความเหนื่อย ลดความกดดันได้ไม่น้อยเลย งานไหนเสร็จแล้วให้ทำเครื่องหมายไว้

3. จัดสรรเวลาทำแต่ละงานให้เหมาะสม
กำหนดเวลาทำงานก่อนว่างานไหนใช้เวลาเท่าไร ถ้าหมดเวลาก่อน ให้หยุดแล้วไปทำสิ่งที่ต้องทำลำดับต่อไปเพื่อให้ไม่ให้เสียเวลา หลังจากนั้นค่อยย้อนกลับมาทบทวนสะสางงานที่ยังค้างไว้ให้เสร็จ ถือเป็นวิธีการแบ่งเวลาที่ช่วยลดความกดดัน รู้สึกผ่อนคลายและเครียดน้อยลง ไม่วิตกกังวลและมีสมาธิกับงานที่ทำมากขึ้น

4. โฟกัสกับงานที่ทำ
ปิดกั้นตัวเองจากสิ่งรบกวนที่อาจทำให้หลุดโฟกัสจากงานได้ง่าย เช่น กำหนดเวลาเช็คอีเมลวันละ 3 ครั้งเพื่อไม่ให้ขัดจังหวะการทำงาน ถ้าอีเมลนั้นสำคัญและใช้เวลาไม่นานให้รีบทำทันที หากอ่านแล้วไม่เข้าใจหรือใช้เวลาตอบนานให้เก็บไว้ก่อน ค่อยกลับมาจัดการในภายหลัง เป็นการลดสิ่งที่ไม่ควรต้องเสียเวลาช่วยให้ทำงานอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

5. สร้างกิจวัตรที่ประหยัดเวลา
ลดเวลาจากสิ่งที่เคยทำเป็นประจำ เช่น นานๆ ครั้งค่อยออกไปรับประทานอาหารไกลออฟฟิศหรือไกลบ้าน หากเลือกที่ใกล้ก็ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางหรือปรับเปลี่ยนวิธีการเดินทางจะช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น

การบริหารเวลาเป็นเรื่องสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญมากแค่ไหน ไม่ว่าจะเป็นเล่นโซเชียลมีเดียหรือชอปปิ้งออนไลน์บนโทรศัพท์มือถือ หากคุณมีการบริหารจัดการเวลาที่ดี สามารถลดทอนหรือตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปได้ จะทำจัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ มีเวลาทำงานมากขึ้น และมีชีวิตส่วนตัวที่ดีขึ้นด้วย

ทักษะนี้จะช่วยเสริมความเป็นผู้นำได้ พยายามเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ไปให้ได้ สุดท้ายผลประโยชน์ก็จะตกอยู่ที่ตัวคุณเอง

ทุกคนมีเวลาเท่ากันคือ 24 ชั่วโมง แต่หลายครั้งเราก็ใช้เวลาไปเปล่าประโยชน์ และมีสิ่งรบกวนใจมากมาย ทำให้ใช้เวลาทำงานไม่คุ้มค่า เช่น เล่นมือถือเพลิน จนนอนดึก ตื่นเช้าไปทำงานไม่ไหว, มีงานด่วนเข้าแทรกจนจัดการเวลาไม่ดี รวมทั้งมีปัจจัยอื่น ๆ ที่ส่งผลให้เวลาของคุณลดลงอย่างไม่รู้ตัว เราจึงนำเทคนิคการบริหารเวลาทำงานง่าย ๆ อย่างมีประสิทธิภาพมาฝากทุกคนกัน

ทำ To do list
พนักงานออฟฟิศจะเข้าใจดีว่า นอกเหนืองานหลักที่เราต้องทำแล้ว ยังมีงานอื่นเข้ามาแทรกตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมล์ลูกค้า รับสายโทรศัพท์ หัวหน้าเรียกประชุมกะทันหัน หรือเปลี่ยนรายละเอียดงานกลางคัน ก็ล้วนแต่ทำให้เสียเวลาทำงานทั้งสิ้น จนหลายคนงานไม่เสร็จ ต้องหอบงานกลับไปทำที่บ้าน และเสียเวลาอยู่กับครอบครัวอีก ซึ่งวิธีการแก้ปัญหาก็ง่าย ๆ คือ ทำTo-do list ว่างานไหนงานด่วน อันไหนไม่เร่ง กล่าวคือ เราควรทำงานที่ด่วนสุดก่อน ตามด้วยงานประจำ และทำงานที่กำหนดเดดไลน์ช้าสุดภายหลัง

หาเวลาพักบ้างในแต่ละวัน
การตะลุยงานมาราธอน เร่งรีบให้งานเสร็จทันทีในเวลาอันสั้น เป็นสิ่งที่ดี แต่หากโหมงานหนักเกินไป จะกลายเป็นว่างานนั้นมีคุณภาพลดลง ต้องกลับมาแก้ไขใหม่ภายหลัง เสียเวลาไปอีก วิธีแก้ง่าย ๆ คือ ตั้งเป้าหมายว่า เมื่อเราทำงานไปจนถึงจุด ๆ หนึ่งแล้ว ควรหยุดพัก ไปเข้าห้องน้ำ ดื่มกาแฟ หรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน จะช่วยให้สมองผ่อนคลาย มีสมาธิทำงานมากขึ้น และผิดพลาดน้อยลง

ศึกษาโปรแกรมทำงานเพิ่มเติม ช่วยประหยัดเวลาทำงาน
เทคโนโลยีปัจจุบันก้าวหน้าไปมาก มีคนทำคอนเทนต์สอนการทำ Microsoft Office แบบง่าย ๆ ให้คุณหาดูได้ทาง Youtube ซึ่งการศึกษาซอฟต์แวร์ออฟฟิศเพิ่มเติม ย่อมช่วยประหยัดเวลาทำงานไปได้ไม่น้อย จากเดิมใช้เวลาทำงาน 8 ชั่วโมง อาจลดเหลือ 3 ชั่วโมงก็ได้ เช่น ศึกษาการทำสารบัญ/บรรณานุกรมอัตโนมัติ หรือเรียนรู้สูตร Excel อื่น ๆ มากขึ้น ก็ช่วยร่นเวลาทำงานได้เช่นกัน

อย่าเสียเวลาไปกับการประชุม
มั่นใจเลยว่าพนักงานบริษัทร้อยละ 90 เบื่อการประชุมแน่นอน เพราะใช้เวลายืดยาว และผู้ฟังส่วนมากไม่เกี่ยวกับงานนั้นๆ การอ่านสรุปการประชุมภายหลัง ก็ยังเข้าใจเนื้อหาทั้งหมด ดังนั้นหากมั่นใจว่าคุณไม่มีส่วนร่วมกับการประชุม เป็นเพียงพนักงานระดับปฏิบัติการธรรมดา ควรหาโอกาสคุยกับหัวหน้าว่าขอทำงานด่วนก่อน หรือหากคุณเป็นผู้นำเสนอในที่ประชุม พยายามพูดอย่างกระชับ ใช้เวลาสั้นๆ

เผื่อเวลาฉุกเฉินเอาไว้บ้าง
การผัดวันประกันพรุ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับชาวออฟฟิศ เพราะเราจะเร่งทำงานจริงๆ ก็ต่อเมื่องานนั้นมีกำหนดเดดไลน์ชัดเจน แต่อย่าลืมว่าการรีบทำงานในเวลากระชั้นชิดจนเกินไป ย่อมมีความเสี่ยงที่จัดการงานไม่ทัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีงานด่วนแทรก เรียกได้ว่าเป็นจังหวะลุ้นระทึกเลยทีเดียวว่าจะปั่นงานเสร็จทันไหม ดังนั้นอย่าผัดวันทำงานบ่อยนัก ควรค่อยๆ ทยอยทำ เผื่อกรณีฉุกเฉินเอาไว้ด้วย

5 เทคนิคที่แนะนำมาในวันนี้ ย่อมช่วยบริหารเวลาสำหรับชาวออฟฟิศแน่นอน และที่สำคัญเราควรหมั่นดูแลสุขภาพด้วย เนื่องจากหากสุขภาพไม่ดี เข้าโรงพยาบาลบ่อย ๆ ย่อมเสียโอกาสในการทำงาน จนประสิทธิภาพของงานลดลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

การ บริหารเวลา 24 ชั่วโมงของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นเรื่องที่ต้องทำอย่างมีวินัยสม่ำเสมอ ซึ่งมีคำที่คนทั่วไปมักใช้เป็นข้ออ้างอยู่หลายคำ ที่จะทำให้บั่นทอนประสิทธิภาพในการใช้เวลา เรามาดูกันว่า คำอะไรบ้างที่คนเราต้องปรับทัศนคติและไม่ควรพูด หากต้องการใช้เวลาให้มีค่ายิ่งขึ้น

ข้ออ้างที่ไม่ควรใช้ในการบริหารเวลา

ต้นทุนต่ำ : การที่คุณมองตัวเองว่าเป็นคนที่มีต้นทุนต่ำ มีเงินทองชื่อเสียงหรือความสามารถน้อยกว่าคนอื่น จะทำให้จิตใจรู้สึกห่อเหี่ยวท้อแท้ และไม่มีเรี่ยวแรงที่จะลุกขึ้นมาทำอะไรใหม่ ๆ ให้กับตัวเองและครอบครัว เป็นปัญหาด้านทัศนคติที่จะส่งผลต่อชีวิตของคุณในระยะยาว คำว่าต้นทุนต่ำจึงเป็นคำที่ควรตัดออกไปจากวงจรชีวิตของคุณในเบื้องต้น

ไม่มีเวลา : การจะทำทุกสิ่งอย่างต้องใช้เวลาทั้งนั้น แต่คนที่บริหารเวลาได้อย่างมีคุณภาพ 24 ชั่วโมง สามารถทำงานได้มากกว่าคนอื่นนั้น มาจากการคิดแล้วลงมือทำเลย ไม่รอว่าจะต้องมีความพร้อมในด้านต่าง ๆ หรือมัวแต่คิดจินตนาการ แต่ไม่ได้ลงมือทำเสียจริง ๆ หากคุณเป็นคนหนึ่งที่มัวแต่พูดว่าไม่มีเวลาและใช้เวลาไปกับเรื่องที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์เท่าที่ควร ก็ควรที่จะเริ่มสำรวจตัวเองและวางแผนตารางการใช้ชีวิตในแต่ละวันเสียใหม่

โอกาสน้อย : การมองโลกในแง่ร้ายว่าตัวเองไม่มีโอกาสที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ได้ดีเท่าเทียมคนอื่น เป็นปัญหาด้านทัศนคติอย่างหนึ่งที่จะทำให้คุณหยุดนิ่งอยู่กับที่ การคุยกับผู้ประสบความสำเร็จในชีวิตด้านต่าง ๆ เพื่อนำแนวทางที่ดีมาประยุกต์ใช้ในการทำงาน การศึกษาหาความรู้ใหม่ ๆ ทางด้านวิชาการ ทักษะทางคอมพิวเตอร์ ภาษา การขายของออนไลน์ ฯลฯ เหล่านี้เป็นสิ่งที่จำเป็นในยุคสมัยปัจจุบัน เพื่อให้คุณสามารถนำไปประกอบอาชีพเลี้ยงตัวเองและครอบครัวได้ คำว่าไม่มีโอกาสจึงเป็นสิ่งที่คุณต้องลบออกไปจากสมองได้แล้ว

ทำไม่ได้ : หลายคนที่มองผู้ที่ประสบความสำเร็จในชีวิตในจุดสูงสุดที่มีทั้งชื่อเสียง เงินทองและความสามารถอย่างรอบด้าน คุณอาจจะมองว่าตัวเองไม่มีทางทำได้แบบเขา ซึ่งจะทำให้คุณไม่กล้าเริ่มต้นที่จะทำสิ่งใด ๆ เลย คุณควรจะมองว่าคุณกำลังก้าวสู่ความสำเร็จ โดยเริ่มต้นที่จะจัดการตารางเวลาของตัวเองอย่างมีประสิทธิภาพ และลงมือทำอย่างจริงจัง เพียงเท่านี้ คุณก็จะสามารถประสบความสำเร็จแบบเขาเหล่านั้นได้

การบริหารเวลาอย่างมีคุณภาพ ต้องเริ่มจากทัศนคติที่ดีและมีเป้าหมายในการใช้ชีวิต เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นแนวทางให้ทุกท่านปรับทัศนคติเสียใหม่ เพื่อให้การบริหารจัดการเวลาในแต่ละวันมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น