การทำงานประจำแบบ พนักงานออฟฟิศ จะต้องมีการบริหารเวลาอย่างเหมาะสม เพื่อให้งานที่ได้รับมอบหมายประสบความสำเร็จ ทำได้ตามเป้าหมายในแต่ละวัน ซึ่งจะส่งผลต่อภาพลักษณ์ อีกทั้งยังทำให้องค์กรเติบโตได้ในทิศทางที่ดียิ่งขึ้น เราจึงได้รวบรวมเทคนิคการบริหารเวลาสำหรับพนักงานออฟฟิศมาฝากกัน สำหรับให้ทุกท่านนำไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันได้

เทคนิคจะช่วยให้ท่านสามารถบริหารเวลาได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด

1. เลือกเวลาออกเดินทางให้เร็วกว่าปกติ เพื่อไปถึงที่ทำงานแต่เช้าตรู่ หลีกเลี่ยงช่วงเวลารถติดที่ทำให้คุณต้องเสียอารมณ์และทำให้เสียค่าน้ำมันเชื้อเพลิงมากกว่าปกติ การไปถึงที่ทำงานแต่เช้า ทำให้คุณมีเวลาในการรับประทานมื้อเช้าและเตรียมตัวให้พร้อม เพื่อที่จะรับมือกับงานที่ต้องทำในแต่ละวันได้ ด้วยจิตใจที่ปลอดโปร่งยิ่งขึ้น

2. ใช้ตาราง Excel หรือสมุดไดอารี่ ในการบันทึกสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน โดยแบ่งเป็นช่วงเวลาเช้าถึงเย็น แบ่งเป็นทุก ๆ ชั่วโมง ซึ่งกำหนดลงในตารางว่าจะต้องทำอะไร ประสานงานกับใครบ้าง เพื่อให้สามารถปฏิบัติได้อย่างรวดเร็วเมื่อถึงกำหนดเวลาที่วางแผนไว้ ซึ่งมีผลดีคือ ทำให้จิตใจไม่วอกแวกไปกับเรื่องที่ไม่จำเป็น เช่น การคุยไลน์ การเล่น Facebook หรือ Instagram ในระหว่างเวลาทำงาน

3. ใส่ใจสิ่งแวดล้อมบนโต๊ะทำงาน เช่น การจัดแฟ้มเอกสารให้เป็นระเบียบ การเก็บเครื่องเขียนในลิ้นชักให้เรียบร้อย เพราะจะช่วยให้รู้สึกอยากทำงานมากขึ้น และทำให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ

4. เมื่อถึงเวลาทำงานตามแผน ต้องทำทันที อย่าคิดผัดวันประกันพรุ่ง แม้จะรู้สึกเหนื่อยหน่าย เพราะนอกจากจะไม่ช่วยให้งานสำเร็จได้แล้ว ยังส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพในการใช้เวลาทั้งวันที่เหลือไปด้วย

5. เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ของอุปกรณ์ไอทีเสมอ เช่น หากคุณทำงานเกี่ยวกับการทำคอมพิวเตอร์กราฟิก ก็ควรศึกษาเทคนิคใหม่ ๆ ในการวาดรูปหรือออกแบบให้ได้ผลสำเร็จที่รวดเร็วและสวยงามยิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นผลดีในการทำงานให้แล้วเสร็จอย่างรวดเร็ว และทำให้ได้ผลงานที่ถูกใจเจ้านายมากยิ่งขึ้นด้วย

6. เมื่อเครียดให้ใช้การผ่อนคลาย ด้วยการฟังเพลงเบา ๆ ระหว่างทำงาน แทนการชวนเพื่อนร่วมงานคุย หรือไปอยู่ในห้องพักเบรกนาน ๆ เพราะจะทำให้เพลิดเพลินกับการพักผ่อนมากเกินไป จนทำให้ตารางงานที่ตั้งใจไว้ไม่สำเร็จได้

7. ให้คำแนะนำแทนการลงมือช่วยเหลือด้วยตนเอง เมื่อมีลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงานมาขอความช่วยเหลือในขณะที่ยังมีภาระติดพันกับการทำงานที่สำคัญและเร่งด่วน ควรปฏิเสธไป และให้คำแนะนำเป็นวิธีสืบค้นหาคำตอบ แทนการสอนโดยตรง

จะเห็นได้ว่า การบริหารเวลาที่แนะนำมาทั้ง 7 ข้อนั้น เป็นสิ่งที่พนักงานออฟฟิศสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที เพื่อให้การใช้เวลาในแต่ละวันมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และได้ผลงานที่ถูกต้องตามมาตรฐานของงาน ทำให้มีโอกาสเติบโตในหน้าที่การงานมากยิ่งขึ้น

หน้าที่การงานของแต่ละคนมักมีความยุ่งเหยิงวุ่นวาย ยิ่งเป็นผู้ที่มีหน้าที่การงานใหญ่โต หรือประกอบธุรกิจเป็นของตนเอง หน้าที่การงานเหล่านี้ก็ยิ่งมีรายละเอียดวุ่นวายมากขึ้นไปด้วย จำเป็นต้องอาศัยวิธีการบริหารเวลาที่ดี เพื่อให้สามารถรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ในชีวิตให้มีประสิทธิภาพ โดยมีหลักการบริหารเวลาดังต่อไปนี้
การวางแผนงานในแต่ละวัน การวางแผนงานจะช่วยให้คุณรู้ว่าในแต่ละวันมีหน้าที่การงานใดบ้างที่จะต้องทำให้สำเร็จในชีวิต ในวันนั้น ๆ มีงานด่วนที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จก่อนหรือไม่ ยิ่งในกรณีที่มีหน้าการงานหลายด้าน การวางแผนที่ดีจะช่วยให้ทราบว่าต้องจัดสรรเวลาอย่างไรให้เกิดความสำเร็จอีกด้วย

เผื่อเวลาสำหรับงานด่วนเอาไว้บ้าง ในบางกรณีแม้ว่าจะวางแผนงานเอาไว้เป็นอย่างดีแล้ว แต่ก็มีโอกาสที่จะมีงานด่วนเข้ามาแทรกในระหว่างวันได้ ดังนั้นการวางแผนงานจึงควรเผื่อเวลาสำหรับงานด่วนเอาไว้บ้าง แต่หากเผื่อแล้วไม่ได้ใช้ก็สามารถเร่งงานของวันพรุ่งนี้มาทำให้เสร็จเผื่อเอาไว้เลยก็ได้

ทบทวนว่ามีกิจกรรมใด ๆ ที่เกินความจำเป็นหรือไม่ บางครั้งคนเราก็อาจเสียเวลาไปกับกิจกรรมที่ไม่จำเป็นได้ ดังนั้นเมื่อสิ้นสุดเวลาทำงานในแต่ละวันควรพิจารณาทบทวนอีกครั้งว่าในวันนั้น ๆ คุณได้ทำกิจกรรมใด ๆ ที่ไม่จำเป็นแต่เสียเวลาไปมากหรือไม่ เพื่อนำมาปรับให้เหมาะสมกับแผนงานในแต่ละวันอีกครั้ง หรือหาทางรับมือเพื่อลดเวลาในการดำเนินกิจกรรมที่ไม่จำเป็นเหล่านั้น เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเวลานั่นเอง

จัดสรรเวลาในคนสำคัญบ้าง การมุ่งมั่นแต่หน้าที่การงานเพียงอย่างเดียวอาจส่งผลให้หลงลืมคนสำคัญในชีวิตไปเสียบ้าง ไม่ว่าจะเป็นพ่อแม่ คนรัก ลูกหลาน หรือเพื่อนฝูง ซึ่งหากเป็นเช่นนั้นจริง ๆ ย่อมส่งผลให้เกิดความรู้สึกโดดเดี่ยวได้ จึงควรจัดการบริหารเวลาเพื่อคนสำคัญเหล่านี้บ้าง การทำกิจกรรมร่วมกับคนสำคัญยังช่วยบรรเทาความเครียดได้เป็นอย่างดีอีกด้วย

ห้ามนำอารมณ์มาใช้ในการทำงาน การทำงานใด ๆ ก็ตามอย่านำอารมณ์มาเป็นตัวตัดสินพิจารณาให้ความสำคัญ เพราะจะส่งผลให้การบริหารเวลาไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้งานไม่เดินไปในแนวทางที่ดีได้ และอาจกลายเป็นภาวะเครียดสะสมได้อีกด้วย เพราะไม่สามารถระงับอารมณ์และผ่อนคลายความเครียดในระหว่างการทำงานได้

มนุษย์เราทุก ๆ คนล้วนมีเวลาในแต่ละวันเท่า ๆ กัน แต่ความสำเร็จในชีวิตจะเกิดขึ้นได้จริงกับผู้ที่สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะพวกเขาเหล่านั้นสามารถรับมือกับงานหนัก ๆ ได้ดี มีความพร้อมที่จะเกิดความก้าวหน้าในหน้าที่การงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ไม่สิ้นสุด

การบริหารเวลาเป็นหนึ่งในทักษะการใช้ชีวิตอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด หากแบ่งเวลาไม่เป็น ชีวิตแต่ละวันคงยุ่งเหยิง ไม่รู้ว่าสิ่งใดสำคัญ สิ่งใดควรทำให้เสร็จก่อน คนที่มีเป้าหมายการทำงานและเตรียมตัวสู่อนาคตที่ดีควรจริงจังกับเวลา ไม่สิ้นเปลืองนาทีอันมีค่าไปกับเรื่องยิบย่อย เคล็ดลับการจัดการกับเวลามีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีเป้าหมายแบบไหน มีอะไรเป็นอุปสรรค นิสัยเสียที่ต้องเลิก ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตลอดเวลาเท่านั้น แต่การบริหารเวลาส่งผลดีต่อคุณภาพชีวิต ทุกกิจวัตรประจำวันเสร็จเรียบร้อยโดยไม่รู้สึกว่าทำงานหนักเกินไป ทั้งยังมีเวลาพักผ่อนเต็มเปี่ยมและมีสุขภาพดี สูตรสำเร็จการบริหารเวลามีดังนี้

1.ตั้งเป้าหมายและสร้างวินัย ก่อนอื่นต้องกำหนดเป้าหมายกิจวัตรในแต่ละวัน จัดตารางเวลาที่เหมาะสมและปรับเปลี่ยนได้อย่างยืดหยุ่น วันที่มีภารกิจสำคัญอาจจะต้องให้เวลากับงานมาก ลดกิจกรรมการออกกำลังกายและอ่านหนังสือ

2.ลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ เป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ ตั้งเป้าหมายอย่างถูกต้องแล้วเริ่มต้นวันใหม่ตามตารางเวลาอย่างมีวินัย การบริหารเวลานั้นไม่มีสูตรตายตัว แต่ละคนต้องทบทวนช่วงสิ้นสุดวันว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่ มีอะไรที่ยังไม่เสร็จและมีความจำเป็นเร่งด่วนในรายการสิ่งที่ต้องทำในวันต่อไป

3.ประเมินผลในรอบสัปดาห์ โดยจดบันทึกทุกสิ่งที่ต้องทำลงในสมุดบันทึกหรือโทรศัพท์ แบ่งเวลาเป็นช่วง ๆ ดูว่าในแต่ละชั่วโมงใช้เวลาอย่างไร เสียเวลาไปกับอะไร จากนั้นนับจำนวนเวลาที่สิ้นเปลืองไปอย่างไม่สมเหตุสมผล ช่วยให้กำจัดนิสัยไม่ดี เช่น เล่นเกม, ท่องโซเชียลมีเดีย ออกไปดื่มกับเพื่อนบ่อย ๆ ประเมินอย่างตรงไปตรงมาว่าเสียเวลาไปกับสิ่งเหล่านี้มากขนาดไหน ปรับตารางสิ่งที่ต้องทำใหม่ช่วยให้จัดการกับเวลาโดยรวมดีขึ้น

4.วางแผนสิ่งที่ต้องทำในสัปดาห์ถัดไป เพื่อให้ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะภารกิจสำคัญที่สุดในแต่ละวันควรทำให้เสร็จในช่วงเช้า

5.นั่งสมาธิและออกกำลังกายทุกเช้า ช่วยรักษาสมดุลของสภาพร่างกายและจิตใจ คุณอาจสงสัยว่าจะช่วยให้จัดการเวลาดีขึ้นได้อย่างไร ความจริงแล้วส่งผลดีการนั่งสมาธิทำให้ผ่อนคลาย จิตใจแข็งแกร่ง ส่วนคนที่ออกกำลังกายตอนเช้าเป็นประจำทำให้ร่างกายมีพลัง สมาธิดี สมองจดจำแม่นยำ สามารถจัดการกับงานที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น

6.หยุดพักบ้าง ควรทำงาน 1 ชั่วโมงแล้วหยุดพัก 15 นาที หรือปรับให้เหมาะสมเพื่อรักษาสภาพจิตใจและอารมณ์ให้ผ่อนคลาย ลดความเครียดได้และมีพลังทำงานต่ออย่างเต็มประสิทธิภาพ

เคล็ดลับการจัดการกับเวลามีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีเป้าหมายแบบไหน มีอะไรเป็นอุปสรรค นิสัยเสียที่ต้องเลิก ชีวิตคนเรานั้นมีความไม่แน่นอน การบริหารเวลาที่ดีจะช่วยให้ไม่ทุ่มเทส่วนใหญ่ทำงานหนักทั้งชีวิต แต่ยังได้ทำในสิ่งชอบด้วย มีเวลาดูหนัง ฟังเพลงโปรด เดินเล่นในสวนสาธารณะ เพียงเริ่มวางแผนเป็นประจำทุกวัน การบริหารเวลาก็จะกลายเป็นนิสัย สามารถจัดการกับเวลาได้ง่ายกว่าที่คิด

คุณมักจะบอกกับตัวเองและคนรอบข้างว่า “ไม่มีเวลา” แล้วอีกกี่ครั้งที่คุณต้องนั่งหายใจทิ้ง และปล่อยเวลาให้ล่วงเลยไปโดยเปล่าประโยชน์ แต่ความจริงเวลานั้นมีเท่ากันทุกวัน แต่คุณกลับใช้มันอย่างไม่มีประโยชน์จนทำให้รู้สึกว่าเวลามันน้อยลงไปทุกวัน และยิ่งคุณปล่อยให้เวลาผ่านเลยไปเท่าไหร่คุณจะยิ่งกังวลมากขึ้น และจะรู้สึกเสียดายเวลาที่หายไป ซึ่งเคล็ดลับการบริหารเวลานั้นไม่ยากเลย เพียงแค่คุณปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของตัวคุณเอง และปฎิบัติตามอย่างเคร่งคัด โดยเริ่มจากการ

1. จดบันทึกสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน

คุณควรสำรวจตัวเองก่อนว่าในแต่ละวันคุณต้องทำอะไรบ้าง และใช้เวลาในการทำสิ่ง ๆ นั้นเท่าไหร่ และลองทำตามที่คุณจดบันทึกไว้ให้ได้ และพิจารณาว่าสิ่งที่เราได้ทำไปมันสมดุลกันแล้วหรือยัง ได้เสียเวลากับเรื่องที่ไม่เป็นเรื่องอย่าลงทุนไปพนันไปเท่าไหร่ และกี่ครั้งที่เราคอยผลัดมันไปตลอดทุกวัน คุณควรปรับปรุงเวลาของตนเองในเรื่องใดมากขึ้น

2. วางแผนเวลาการทำงานไว้ล่วงหน้า

ในแต่ละวันเราจะต้องทำงานในระยะเวลา 7-8 ชั่วโมง และควรวางแผนการทำงานล่วงหน้าไว้ และจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องทำว่างานไหนสำคัญก็ควรทำงานนั้นก่อน และงานไหนที่มีความยากก็ควรทำงานนั้นก่อน

3. เพิ่มเวลา

ถ้าคุณคิดว่าเวลาที่มีไม่พอสำหรับคุณ คุณก็ควรเพิ่มเวลให้กับตนเอง อย่างเช่นการตื่นเช้ากว่าเดิม หรือมีที่พักอยู่ใกล้ที่ทำงานเพื่อที่จะประหยัดเวลาในการเดินทาง และยิ่งคุณทำงานอยู่ในกรุงเทพ ก็ควรมีที่พักที่ใกล้ที่ทำงานเข้า ยิ่งเดินไปได้ยิ่งดี เพราะเรื่องรถติดที่กรุงเทพนี่ไม่ต้องพูดถึงเลย