หลายคนเคยมีความคิดว่า 24 ชั่วโมงใน 1 วันดูเหมือนจะสั้นไป ไม่พอที่จะทำอะไรที่อยากทำอีกหลายอย่างโดยลืมนึกไปว่าคนเราก็มีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน ใครก็ตามที่ยังคิดว่า 24 ชั่วโมงไม่พอที่จะทำกิจกรรมหลาย ๆ อย่าง วันนี้จะมาแจกเทคนิคการบริหารเวลาใน 1 วันให้ได้รู้กันว่าทำอย่างไรถึงจะทำให้เราสามารถทำกิจกรรมทุกอย่างที่อยากทำได้

1.ให้เวลากับสิ่งที่มีความสำคัญ หมายถึงเราต้องแบ่งเวลาให้เป็น ไม่ใช่ว่าทุกเรื่องในชีวิตจะสำคัญเท่ากันหมด โดยสามารถฝึกฝนเทคนิคในการบริหารเวลาการทำงานด้วยหลัก 7 Habits of Highly Effective People คือ

• สิ่งที่รีบและสำคัญ คืองานที่มีกำหนดเวลาให้รีบทำทันที เช่น จัดทำรายงานประชุมภายใน 1 ชั่วโมง
• สิ่งที่ไม่รีบแต่มีความสำคัญ โดยมากจะเป็นสิ่งที่ส่งผลประโยชน์ต่อตัวเองในอนาคต ให้วางแผนในการจัดการ เช่น ออกกำลังกายหลังเลิกงาน
• สิ่งที่รีบแต่ไม่สำคัญ ส่วนใหญ่จะเป็นสิ่งที่ไม่ส่งผลกระทบต่อชีวิตประจำวัน ควรจะลดเวลาในการทำให้น้อยที่สุด
• สิ่งที่ไม่รีบและไม่สำคัญ เช่น การเล่น Facebook หรือการดูทีวี ก็ควรค่อยทำเมื่อว่างจากกิจกรรมประจำวัน

หากปฏิบัติได้ตามนี้ถือเป็นการเริ่มต้นในการบริหารเวลาชีวิตให้ดีขึ้นได้

2.ให้รู้ว่าเราต้องทำอะไรบ้างในแต่ละวัน เพื่อให้ง่ายที่สุดในการบริหารเวลา 24 ชั่วโมงให้คุ้มค่า เช่น ตื่นนอนเวลา 6 โมงเช้า เวลาในการทำงานคือ 8.00 – 17.00 น. หลังจากเวลางานคือการออกกำลังกายหรือทำกิจกรรมที่ชอบและเข้านอนเวลา 4 ทุ่ม เป็นต้น เมื่อวางแผนได้เช่นนี้แล้ว จะทำให้ได้รู้ว่าจะต้องวางแผนบริหารเวลาอย่างไรในแต่ละช่วงของวันเพื่อให้เวลา 24 ชั่วโมงในวันนั้นคุ้มค่ามากที่สุด

3.เวลา 8 ชั่วโมงของการทำงาน คือช่วงเวลาที่สามารถใช้ฝึกฝนในการบริหารเวลาได้ดีที่สุด ซึ่งหากบริหารเวลาการทำงานได้มีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่ก็จะมีเวลาเหลือในการใช้ทำกิจกรรมอื่นที่ชื่นชอบได้มากเท่านั้น เทคนิคที่จะช่วยทำให้การบริหารเวลาในการทำงานได้อย่างมีคุณภาพมากที่สุดคือการโฟกัสงานที่ต้องทำ เริ่มจากจัดลำดับความสำคัญของงาน หาวิธีการทำงานที่ช่วยผ่อนแรงทำงาน รวมถึงทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น สุดท้ายคือต้องจัดการเวลาเช็ก e-mail อย่างมีคุณภาพด้วยเทคนิคดังนี้

• กำหนดเวลาเช็ก e-mail 
• จัดเก็บกล่อง e-mail เป็นหมวดหมู่
• ใช้หลักการ 2 minutes rules คือ (1) e-mail ที่ต้องตอบทันที (2) e-mail ที่สามารถตอบทีหลังได้ และ (3) e-mail ขยะให้ลบทิ้งไป

4.การหาตัวช่วยเพื่อลดเวลาในการทำงาน เป็นเคล็ดลับอีกข้อที่ช่วยบริหารเวลาในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะเป็นการขอคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ การแบ่งงานออกเป็นงานย่อย ๆ หรือหาตัวช่วยอย่าง application ช่วยในการทำงานหรือเครื่องมือที่ช่วยลดเวลาและแรงงานในการทำงานก็ได้ทั้งนั้น นอกจากช่วยลดเวลาทำงานได้แล้ว ยังเป็นการผ่อนแรง รวมถึงทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นด้วย

5.หาวิธีลดเวลาจากกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การปรับเปลี่ยนการเดินทางจากรถยนต์ส่วนตัวเป็นเดินทางด้วยรถไฟฟ้าเพราะทำให้เดินทางไปถึงที่ทำงานได้เร็วกว่า หรือเวลาพักกลางวันก็ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาถึง 1 ชั่วโมงก็ได้ กินข้าวให้เร็วอีกนิดจะได้ใช้เวลาที่เหลือจากเวลาพักไปทำงานช่วงบ่ายให้เสร็จเร็วขึ้น

เชื่อได้เลยว่าหากสามารถปฏิบัติตัวได้ตามเทคนิคการบริหารเวลาที่แนะนำข้างต้น รับรองว่าเวลา 24 ชั่วโมงใน 1 วันของเราจะเป็นช่วงเวลาที่คุ้มค่าและมีความหมายในแต่ละวันได้มากทีเดียว